Το κουτί με τις αποδείξεις: πώς βάζει τάξη στα χαρτιά της μια μικρή επιχείρηση
Σχεδόν κάθε μικρή επιχείρηση έχει ένα τέτοιο κουτί. Μπορεί να είναι παπουτσόκουτο κάτω από τον πάγκο, μπορεί να είναι το συρτάρι του γραφείου ή μια σακούλα στο πορτμπαγκάζ του αυτοκινήτου. Εκεί καταλήγουν τιμολόγια προμηθευτών, αποδείξεις από καύσιμα, λογαριασμοί ρεύματος και εκείνο το χαρτάκι από το σιδηροπωλείο που ξεθωριάζει μέσα σε λίγους μήνες. Και κάθε φορά που ο λογιστής ζητά κάτι, ξεκινά το ψάξιμο.
Ο ιδιοκτήτης ενός μικρού καφέ το περιγράφει απλά: «Όλη μέρα σερβίρω, το βράδυ είμαι πτώμα, τα χαρτιά τα αφήνω για αύριο». Το αύριο όμως γίνεται τέλος του μήνα, και το τέλος του μήνα γίνεται τέλος της χρονιάς. Τον Δεκέμβριο, που όλοι τρέχουν να κλείσουν εκκρεμότητες, το κουτί έχει γίνει βουνό.
Γιατί η ακαταστασία κοστίζει
Το πρόβλημα δεν είναι μόνο ο χαμένος χρόνος. Ένα παραστατικό που λείπει μπορεί να σημαίνει ένα έξοδο που δεν αναγνωρίζεται. Ένα τιμολόγιο που δεν καταχωρίστηκε έγκαιρα μπορεί να δημιουργήσει διαφορές ανάμεσα σε όσα δηλώνει η επιχείρηση και σε όσα δηλώνουν οι συνεργάτες της. Και όταν τα στοιχεία φτάνουν στον λογιστή όλα μαζί, την τελευταία στιγμή, αυξάνεται η πιθανότητα λάθους από τη μία και από την άλλη πλευρά.
Υπάρχει και κάτι λιγότερο προφανές. Χωρίς καθαρή εικόνα των εξόδων, ο επιχειρηματίας δεν ξέρει στην πραγματικότητα πόσο βγάζει. Βλέπει το ταμείο, βλέπει τον λογαριασμό στην τράπεζα, αλλά δεν ξέρει ποια κατηγορία εξόδων φουσκώνει από μήνα σε μήνα.
Μια ρουτίνα που χωράει σε δέκα λεπτά
Η λύση σπάνια είναι κάποιο ακριβό πρόγραμμα. Συνήθως είναι μια συνήθεια. Ένα σταθερό σημείο όπου μπαίνει κάθε χαρτί την ίδια μέρα, για παράδειγμα ένας φάκελος για τον τρέχοντα μήνα, χωρισμένος σε έσοδα και έξοδα. Μια φορά την εβδομάδα, ίσως Κυριακή απόγευμα ή Δευτέρα πρωί, δέκα λεπτά για να φωτογραφηθούν ή να σκαναριστούν τα θερμικά χαρτάκια πριν σβήσουν και να μπουν σε έναν ψηφιακό φάκελο με το όνομα του μήνα.
Βοηθάει πολύ να ζητάς από τους προμηθευτές να στέλνουν τα παραστατικά ηλεκτρονικά, σε ένα email που χρησιμοποιείς μόνο γι’ αυτό. Βοηθάει επίσης να μη μπερδεύεις προσωπικές και επαγγελματικές αγορές στην ίδια κάρτα· ο διαχωρισμός λύνει τα μισά προβλήματα πριν καν εμφανιστούν.
Η τάξη στο σπίτι όμως είναι μόνο η μισή δουλειά. Η άλλη μισή είναι η επικοινωνία με όποιον κρατά τα βιβλία. Οι καλές λογιστικές υπηρεσίες δεν περιμένουν να τους φέρεις το κουτί μια φορά τον χρόνο· σου λένε από την αρχή τι χρειάζονται, πόσο συχνά και σε ποια μορφή, ώστε η καταχώριση να γίνεται κανονικά μέσα στον μήνα. Αξίζει να κάνεις αυτή την κουβέντα ξεκάθαρα: τι στέλνω, πότε το στέλνω, πώς επιβεβαιώνω ότι το πήρες.
Μια μικρή λεπτομέρεια που κάνει διαφορά είναι ένα απλό φύλλο όπου σημειώνεις τις πληρωμές που έγιναν μετρητοίς ή χωρίς απόδειξη τη στιγμή που έγιναν, με μια λέξη για το τι ήταν. Τρεις μήνες μετά, κανείς δεν θυμάται τι ήταν εκείνα τα ογδόντα ευρώ.
Ο ιδιοκτήτης του καφέ, πάντως, δεν έγινε ξαφνικά οργανωτικός τύπος. Απλώς έβαλε έναν φάκελο δίπλα στην ταμειακή και μια υπενθύμιση στο κινητό κάθε Δευτέρα. Το κουτί υπάρχει ακόμα, μόνο που πλέον μέσα έχει τα χριστουγεννιάτικα στολίδια του μαγαζιού.
