Όταν το Excel δεν φτάνει πια: τα σημάδια ότι η επιχείρηση μεγάλωσε περισσότερο από τα αρχεία της
Η κυρία Ελένη έχει ένα κατάστημα με είδη σπιτιού σε μια επαρχιακή πόλη. Όταν άνοιξε, πριν από αρκετά χρόνια, όλα χωρούσαν σε ένα αρχείο Excel: τι αγόρασε, τι πούλησε, τι χρωστάει ο κάθε πελάτης. Σήμερα έχει δύο υπαλλήλους, ένα μικρό ηλεκτρονικό κατάστημα και μια αποθήκη στο υπόγειο. Το αρχείο έγινε τέσσερα αρχεία, και κάθε Δεκέμβρη, λίγο πριν από τις γιορτές, κάτι δεν βγαίνει.
Η ιστορία της είναι πολύ συνηθισμένη. Τα λογιστικά φύλλα είναι εξαιρετικό εργαλείο για να ξεκινήσει κανείς. Είναι ευέλικτα, τα ξέρουν όλοι και δεν κοστίζουν σχεδόν τίποτα. Το πρόβλημα δεν εμφανίζεται μια συγκεκριμένη μέρα. Έρχεται σιγά σιγά, μέσα από μικρές καθημερινές τριβές που κάποια στιγμή γίνονται κανόνας.
Τα πρώτα σημάδια
Το πιο κλασικό είναι η διπλοκαταχώρηση. Μια παραγγελία περνιέται στο αρχείο πωλήσεων, μετά ξανά στο αρχείο αποθήκης και ύστερα στο τιμολόγιο. Τρεις φορές το ίδιο πράγμα, από διαφορετικούς ανθρώπους, σε διαφορετικές ώρες. Αρκεί ένα λάθος ψηφίο για να αρχίσει το κυνήγι.
Το δεύτερο σημάδι είναι το απόθεμα που δεν συμφωνεί. Το αρχείο λέει ότι υπάρχουν έξι κομμάτια, το ράφι δείχνει δύο. Κανείς δεν ξέρει αν πουλήθηκαν χωρίς να σημειωθούν, αν επιστράφηκαν σε προμηθευτή ή αν απλώς κάποιος ξέχασε να ενημερώσει τη στήλη. Ο πελάτης που περιμένει στο ταμείο δεν ενδιαφέρεται για τη λογιστική εξήγηση. Θέλει να μάθει αν το προϊόν υπάρχει.
Το τρίτο είναι πιο ύπουλο: οι αναφορές. Ο ιδιοκτήτης θέλει να δει ποια προϊόντα πήγαν καλά τον Νοέμβριο σε σχέση με πέρσι, ή ποιοι πελάτες καθυστερούν πληρωμές. Η απάντηση υπάρχει κάπου μέσα στα αρχεία, αλλά για να βγει χρειάζεται ένα ολόκληρο απόγευμα με αντιγραφές, φίλτρα και πρόχειρους τύπους. Έτσι τελικά δεν βγαίνει ποτέ, και οι αποφάσεις παίρνονται με το ένστικτο.
Από τα πολλά αρχεία σε ένα σύστημα
Όταν αυτά τα σημάδια εμφανίζονται μαζί, συνήθως δεν φταίει ο άνθρωπος που κρατάει τα αρχεία. Φταίει το ότι κάθε τμήμα της δουλειάς ζει σε ξεχωριστό χώρο και κανένα δεν μιλάει με το άλλο. Η λογική λύση είναι οι πληροφορίες να καταχωρούνται μία φορά και να ενημερώνουν αυτόματα όλα τα υπόλοιπα. Αυτό ακριβώς κάνει ένα πρόγραμμα ERP, που συνδέει πωλήσεις, αποθήκη, αγορές και οικονομικά σε μια κοινή βάση, ώστε η πώληση στο ταμείο να αφαιρεί αμέσως το κομμάτι από το απόθεμα και να φαίνεται στην εικόνα του μήνα.
Η μετάβαση δεν χρειάζεται να είναι απότομη. Πολλές μικρές επιχειρήσεις ξεκινούν από το κομμάτι που πονάει περισσότερο, για παράδειγμα την αποθήκη, και προσθέτουν τα υπόλοιπα στην πορεία. Βοηθάει πολύ να καθαριστούν πρώτα τα δεδομένα: ενιαίοι κωδικοί προϊόντων, μία λίστα πελατών χωρίς διπλότυπα, σωστά υπόλοιπα. Αυτή η προεργασία είναι κουραστική, αλλά κάνει όλη τη διαφορά.
Χρειάζεται επίσης χρόνος για τους ανθρώπους. Όποιος δουλεύει χρόνια με ένα συγκεκριμένο αρχείο έχει μάθει τα κόλπα του και θα νιώσει αρχικά πιο αργός. Μια ήσυχη περίοδος, όπως ο Ιανουάριος μετά τις εκπτώσεις, είναι συχνά καλύτερη στιγμή για εκπαίδευση από τις εβδομάδες της μεγάλης κίνησης.
Η κυρία Ελένη πάντως έχει ήδη αποφασίσει ένα πράγμα. Φέτος, όταν τελειώσουν οι γιορτές, δεν θέλει να περάσει άλλο ένα Σαββατοκύριακο μετρώντας κούπες στο υπόγειο για να καταλάβει πού χάθηκαν τρία σερβίτσια.
